Приказ Министра юстиции Республики Казахстан . Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан. Начальникам территориальных органов юстиции: - организовать изучение Инструкции всеми нотариусами и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности по ведению делопроизводства; - в срок до 0.
Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения де- лопроизводства во всех нотариальных конторах Кыргызской Республики и .
В связи с введением в действие настоящей Инструкции считать утратившей силу Инструкцию . Признать утратившим силу п. N 6. 1 от 2. 5. 0.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент организации юридических услуг. Министр. Инструкция по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан. Общие положения. 1. Настоящая Инструкция по нотариальному делопроизводству (далее Инструкция) составлена с учетом Основных правил и требований ГОСТ 6.
В соответствии со статьей 4 Закона . Программа Управления 3G Модемом тут. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом начальника территориального органа юстиции на одного из нотариусов государственной нотариальной конторы. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, несет сам нотариус. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема- передачи. При сложении полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата обязаны принять меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив (статья 1. Закона . Право доступа к сведениям электронного реестра единой нотариальной информационной системы (далее - ЕНИС) частного нотариуса предоставляется соответствующему частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты следующим образом: лицензиар вносит в ЕНИС сведения о приказе о прекращении действия лицензии частного нотариуса (дата, номер, основание); областные, городов Астаны и Алматы территориальные органы юстиции вносят в ЕНИС сведения о приказе о снятии частного нотариуса с учетной регистрации (дата, номер, основание); соответствующая Нотариальная палата вносит в ЕНИС сведения о приказе об утрате членства нотариальной палаты (дата, номер, основание). При условии регистрации указанных данных доступ к сведениям, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты.
Утвердить Правила ведения нотариального делопроизводства (прилагаются). Делопроизводство конторы, архива, частного нотариуса включает общее. Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом .
Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляется соответствующему государственному архиву путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса (дата, номер, основание). При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса лицензиар в течение 2. ЕНИС этого частного нотариуса, с отражением сведений о приказе (дата, номер, основание прекращения или приостановления, срок приостановления). При истечении срока приостановления или восстановления действия лицензии лицензиаром в течение 2. В случае остановки работы ЕНИС по техническим причинам нотариус составляет об этом акт и производит запись в реестре для регистрации нотариальных действий.
При восстановлении работы ЕНИС записи, не отраженные в электронном реестре ЕНИС, производятся не позднее 2. Использование нотариусами сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается. Подготовка служебных документов. Удостоверение нотариальных сделок, выдача свидетельств и свидетельствование других документов, а также удостоверительные надписи к ним должны быть написаны с соблюдением требований Инструкции .
В документах организационно- распорядительного характера, исходящих от нотариуса, следует указывать наименование государственной нотариальной конторы или фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и нотариальный округ, по которому нотариусом осуществляется нотариальная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, доверенность) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (2. Заголовок формируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не указывается на извещениях и телефонограммах. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие реквизиты: документ адресуется организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу; наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу указывается наименование организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном; почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ.
В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Датирование документов производится двумя способами: путем написания числа месяца и года цифрами, а название месяца прописью, например: 2. Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется . Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны. В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например, . Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа- запроса. Документы, состоящие из двух и более листов, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Прием, регистрация и отправление документов. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой. Не регистрируются и не вскрываются конверты с грифом .
Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа, или адрес отправителя. При приеме поступивших документов прежде всего отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности. В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы: журнал входящей корреспонденции (Приложение N 1)журнал исходящей корреспонденции (Приложение N 2)Документы, поступающие к нотариусу, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции. На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации (Приложение N 3), который соответствует порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ будет подшиваться.
Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения недвижимости, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимость, поступившие по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и проходят регистрацию в порядке, установленном Инструкцией . Нотариус регистрирует в книге учета ценностей описанное наследственное имущество, с указанием отдельных предметов наследственного имущества, переданных на хранение банку (иному хранителю) (Приложение N 4).
Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На документе проставляется регистрационный номер, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочным. Контроль за исполнением документов. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет нотариус, возглавляющий государственную нотариальную контору, или нотариус, занимающийся частной практикой. Составление номенклатуры дел.
Документы государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел на основе примерной номенклатуры (Приложение N 5), которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения (дела, реестры для регистрации нотариальных действий, книги, журналы).
Номенклатура дел нотариата печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел пересоставляется с соответствующими поправками, согласовывается с соответствующим архивом и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у нотариуса, второй используется нотариусом в качестве рабочего, третий передается в архив нотариата, четвертый остается в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов (Приложение N 6).
Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, постоянно.
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан . Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству согласно приложению 1 к приказу. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан согласно приложению 2 к приказу. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр Р. Жумагалиев Приложение 1 к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 2. Общие положения. 1. Настоящая инструкция по нотариальному делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан .
Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан . Организация и правильное ведение делопроизводства, хранение и учет, использование архивных документов, а также сдача нотариальных документов в государственный архив на постоянное хранение ведется в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции. Организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, ведет сам нотариус. Контроль за исполнением требований настоящей Инструкции государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет территориальный орган юстиции совместно с территориальной нотариальной палатой. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема- передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.
При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, право доступа к данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС частного нотариуса, передается в частный нотариальный архив следующим образом: территориальный орган юстиции в ЕНИС регистрирует сведения о назначении проверки деятельности нотариуса (дата, номер приказа, основание); нотариальная палата в ЕНИС регистрирует сведения о приеме и передаче архивных документов нотариуса; Министерство юстиции Республики Казахстан регистрирует в ЕНИС сведения о прекращении действия лицензии (дата, номер приказа, основание). При регистрации указанных сведений доступ к данным, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву. Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются территориальному органу юстиции путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса. Полный текст доступен после авторизации.